Как выдавать трудовую книжку под роспись, если работник находится в другом городе?

Вопрос, казалось бы, тривиальный, но на деле для некоторых организаций, особенно, «без опыта работы» с удаленными подразделениями, практически нерешаемый.

В компаниях с наличием обособленных подразделений и филиалов проблема встаёт в двух формах: «трудовую книжку передали с водителем (командированным сотрудником и др)» или «трудовую отправили по почте».

Вариант «отправили по почте» вообще предусмотрен законодательно. «Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия» - Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках».

То есть высылать можно, и если сотрудник работает в удаленном ОП, нужно всего лишь позаботиться о том, чтобы в отдела кадров вместе с заявлением на увольнение попало заявление на пересылку ТК почтой.

СОВЕТ:

Не храните такие заявления в основаниях к увольнению. Заведите отдельное дело, складывайте заявления и «квитки» с почты в хронологическом порядке. Это позволит при возникновении вопросов максимально быстро поднять все документы. Опять же, контроль намного проще, когда «все в одном месте перед глазами».

Другой вариант - когда работник просто находится в другом городе, а у отдела кадров, например, есть возможность с кем-то из сотрудников документы ему передать. Тут возникает вопрос: или Книгу учета движения трудовых книжек тоже передавать, или….?

Вариант отдавать всю книгу нам, конечно, нравится не очень: а вдруг потеряют. Вдруг задержат возврат, а нужно будет еще кого-то уволить. Да в конце концов, даже в тот же день она может быть нужна в офисе.

Я в своей практике пришла к следующему способу. Проверками он испытан: вопросов от ГИТ не было

Мы составляли на отдельном бланке расписку в получении трудовой книжки: дата получения, причина (увольнение), серия и номер трудовой книжки, ФИО работника, дата, подпись.
Эту расписку передавали нарочно, подшивали расписки также в отдельное дело.

СОВЕТ:

Так как Книга носит все-таки учетный характер, проставляйте напротив ФИО работника в колонках 12-13 отметку своей рукой: «отправлена по почте, дата» либо «вручена по расписке, дата». Документы при необходимости предоставите тем, у кого будут вопросы.

Иначе контрольная функция вашей книги потеряется. Ведь все незаполненные строки по столбцам 12-13 должны быть реально лежащими в вашем сейфе трудовыми книжками.

Подписывайтесь на Телеграм-канал "Главкадр вещает", в котором самая оперативная информация

Большое обучение по кадрам, с диплом о проф.переподготовке - курс

«КАДРОЛОГИЯ». Ознакомиться с программой и узнать о следующем потоке

курса можно по ССЫЛКЕ

«Азы» по кадровому делопроизводству, без которых работать нельзя - Базовый

кадровый интенсив, проходит каждые 2-3 месяца, ознакомиться с программой и

принять участие можно ЗДЕСЬ

Бот пользы - справочник бесплатных материалов + горячие новости,

скидки, эксклюзивные уроки - ссылка на запуск бота в телеграме